Per chi è Magellano
Magellano è il prodotto ideale per Aziende Agrituristiche, Residence, Bed &
Breakfast, Case vacanza, Masserie, Proprietari di immobili e strutture ricettive
extra alberghiere in genere.
Cos’è Magellano
E’ una procedura gestionale ideata appositamente per le strutture ricettive
extra alberghiere che permette di soluzionare le problematiche presentate dalla
gestione degli affitti per turismo seguendo un flusso operativo che può essere
così sintetizzato:
preventivo, richiesta di disponibilità, registrazione di opzioni, registrazione
di prenotazioni con gestione anticipi, check-in cliente, stampe schedine ed
Istat, addebito servizi a pagamento (extra), check-out cliente con emissione
estratto/ricevuta/fattura, feedback, estratti conto e fatturazione agenzie,
statistiche periodiche.
Le disponibilità e le prenotazioni
Il cuore della procedura è un tabellone grafico (booking list) nel quale sono
riportate le disponibilità degli alloggi, le opzioni e le prenotazioni
registrate. E’ stato progettato per poter effettuare tutte le azioni necessarie
all’attività gestionale: inserimento di opzioni e prenotazioni, spostamenti,
scambi, inserimento periodi non prenotabili, modifica date di arrivo e partenza,
check-in e check-out, stampa grafica delle disponibilità, ecc.
La booking è composta da righe contenenti tutti gli alloggi gestiti, i relativi
posti letto, la tipologia e lo stato degli alloggi e da colonne contenenti i
giorni o le settimane (possono essere gestite contemporaneamente sia la booking
giornaliera che quella settimanale). I periodi occupati vengono visualizzati con
colore differente per identificare a colpo d’occhio le opzioni, le prenotazioni
dei clienti e le prenotazioni di ogni singola agenzia.
La gestione delle opzioni e delle prenotazioni è semplice ed intuitiva, consente
il calcolo automatico dell’importo finale considerando il periodo scelto
(giorni/settimane), i listini dell’alloggio con i relativi cambi di stagionalità,
il trattamento, i servizi aggiuntivi richiesti dal cliente, le promozioni, gli
eventuali sconti e/o commissioni agenzia; vengono calcolati automaticamente
anche l’anticipo ed il saldo con le relative scadenze di pagamento e vengono
generati la conferma di prenotazione, il voucher da stampare o da inviare per
posta elettronica.
Gli alloggi
Per ogni alloggio (appartamento, camera, ecc.) è presente una vasta scheda
informativa nella quale è possibile inserire tutti i dati anagrafici
dell’alloggio stesso, le sue caratteristiche, la descrizione in 5 lingue, i
servizi interni ed esterni, i servizi a pagamento, le foto ed i listini;
quest’ultimi possono essere giornalieri e/o settimanali e possono essere
registrati in valuta, per trattamento e per anno.
Il link alla pagina del sito internet, i periodi di affittabilità, le
informazioni utili sulle località turistiche e le distanze dai servizi
principali (fermata autobus, stazione, aeroporto, ecc.) completano la scheda
dell’alloggio.
La gestione del cliente
Particolare attenzione è stata prestata alla scheda del cliente perché sappiamo
quanto sia importante catalogare più informazioni possibili da utilizzare per
statistiche, per effettuare azioni di marketing o più semplicemente per evitare
di inserire gli stessi dati più volte.
Nella scheda del cliente, oltre ai dati anagrafici ed ai recapiti telefonici ed
internet, sono presenti alcune informazioni per automatizzare l’inserimento di
prenotazioni (listino, eventuale sconto, lingua, valuta, percentuale di
anticipo, tipologia di pagamento, dati della carta di credito, gestione penali,
ecc.), è presente uno storico prenotazioni per visualizzare in ordine
cronologico le visite precedenti del cliente con l’indicazione dell’alloggio,
delle date di arrivo e partenza, l’importo pagato, ecc.; sono presenti anche i
dati Istat del cliente e dei familiari che vengono utilizzati per l’emissione
della schedina di notifica.
Nella scheda sono presenti anche la categoria, la nazione, l’area geografica e
il canale di provenienza necessari per la generazione di utilissime statistiche.
L’integrazione con i comuni strumenti di office automation quali Microsoft Word
e Microsoft Outlook, consente di gestire la stampa di messaggi promozionali, le
stampe di buste ed etichette e l’invio di messaggi di posta elettronica.
Le schedine di notifica e l'Istat
Tanto tempo si dedica alla registrazione manuale delle schedine di notifica e
molto di più per compilare i modelli Istat previsti per le strutture ricettive.
Con Magellano tutto questo diventerà solo un brutto ricordo.
Le schedine di notifica vengono generate automaticamente prendendo le
informazioni dalla scheda del cliente e vengono stampate e/o inviate alla
Questura per posta elettronica (dove previsto). Nella schedina sono riportati
tutti i riferimenti alla normativa sulla Privacy. E’ possibile stampare per data
anche un elenco delle schedine da inviare agli Enti che lo richiedono.
I modelli Istat gestiti sono l’Istat C/59 (giornaliero) e la
Tavola di Spoglio
(quindicinale o mensile); questi vengono generati automaticamente e, dove
previsto, si possono inviare per via telematica.
Il soggiorno del cliente
Magellano prevede tutte le funzionalità per la gestione del soggiorno del
cliente: lista arrivi, check-in, addebito servizi aggiuntivi, lista addebiti,
lista partenze, check-out con emissione di estratti conto e documenti fiscali.
Altri strumenti molto utili sono: la lista della situazione degli alloggi per
pianificare le pulizie, l’elenco dei compleanni dei clienti alloggiati,
l’archiviazione della scheda del cliente ed il feedback da inviare al cliente
per posta elettronica dopo il soggiorno per avere le sue opinioni ed i suoi
commenti.
I documenti e le e-mail
Oltre alle numerose stampe gestionali (lista prenotazioni, arrivi, partenze,
lista stato alloggi, estratti conto, statistiche, ecc.), vengono generati
automaticamente alcuni documenti a corredo della prenotazione quali: conferma al
cliente, voucher e scheda interna.
Per tutte le stampe può essere attivata l’anteprima, l’invio tramite fax o
e-mail e l’esportazione in vari formati (PDF, Word, HTML, Excel, ecc.). La
conferma al cliente ed il voucher possono essere stampate in lingua, attualmente
sono disponibili: italiano, inglese, tedesco, francese ed olandese. E’
possibile, inoltre, creare autonomamente alcuni documenti con Microsoft Word e
collegarli a Magellano.
Un semplice ma completo editor consente di creare alcuni documenti master,
sempre in 5 lingue, da inviare per posta elettronica; alcuni esempi: preventivo,
comunicazione per scadenza opzione, sollecito di pagamento, feedback, notifiche
ad agenzie, ecc.
La gestione finanziaria e contabile
Una serie di strumenti consentono di tenere sotto controllo la gestione
finanziaria e contabile dell’azienda, infatti è possibile generare estratti
conto per clienti e agenzie, gestire le penali per gli annullamenti, controllare
le scadenze di pagamento di anticipi e saldi, inviare solleciti di pagamento,
registrare incassi singoli o cumulativi, emettere ricevute e fatture a clienti
ed agenzie, effettuare registrazioni di prima nota.
Le statistiche
In ogni azienda risulta importante verificare l’andamento dell’attività passata
ma avere anche previsioni per quella futura; Magellano fornisce un pacchetto di
statistiche realizzate per fornire questi risultati, infatti è possibile
richiedere, per il periodo desiderato, statistiche clienti (nazionalità,
categoria, canale di provenienza, ecc.), statistiche per alloggio,
percentuali
di occupazione giornaliera e settimanale, resoconto delle agenzie, totali
mensili per competenza. Per ciascuna delle statistiche citate vengono forniti il
totale di vendita, l’utile in valore e percentuale, il numero dei giorni e delle
settimane, le percentuali di incidenza sull’utile, sulle presenze e sulle
prenotazioni.
Importanti resoconti vengono generati anche per i servizi aggiuntivi addebitati
al cliente durante il soggiorno; i dati possono essere analitici o raggruppati
per reparto.
Magellano ed il Web
Internet è diventato ormai uno ‘strumento’ indispensabile per le strutture
ricettive e per il turismo in genere ed è sempre più sentita l’esigenza di
inserire sul proprio sito un sistema di prenotazioni online. Magellano è
completamente integrato con la nostra piattaforma di prenotazioni Web denominata
e-Booking Easy che può essere inserita, in pochi minuti, in qualsiasi sito.
Con e-Booking Easy è possibile far effettuare transazioni sia dalle agenzie, B2B
(business to business) tramite accesso riservato, sia dai turisti B2C (business
to consumer) che possono prenotare e pagare con carta di credito.